企業活動策劃可分五個階段：先定目標與受眾，再定預算及審批，然後確認場地與日期、安排供應商及流程，最後規劃現場互動與活動後跟進。按次序完成，可減少臨近活動時的變動。
企業活動策劃應該從哪裡開始？
從目標開始，而不是從場地開始。同樣是一場晚宴，犒勞員工、招待客戶和宣傳新品牌所需的安排完全不同。策劃前先回答三個問題：
- 活動目的是甚麼？ 例如提升團隊凝聚力、維繫客戶關係、發布新產品或取得媒體曝光。
- 來賓是誰？ 員工、客戶、媒體、合作夥伴或公眾，對流程和互動的期望各有不同。
- 怎樣量度成效？ 例如出席人數、參與人次、社交媒體分享、名單收集或活動後問卷。
目標確定後，後續每一個決定都可以回到這三個答案檢查。
不同類型的企業活動，重點有甚麼分別？
| 活動類型 | 主要目標 | 對象 | 互動重點 |
|---|---|---|---|
| 年會、晚宴及頒獎禮 | 凝聚團隊、表揚表現 | 來賓（員工、客戶） | 進場及酒會時段的互動、台上節目、紀念品 |
| 品牌 activation | 品牌曝光、社交分享 | 參加者（公眾、目標客群） | 帶有品牌視覺、願意分享的內容 |
| 展覽及會展攤位 | 吸引人流、收集名單 | 參觀者 | 令人停下來的短時間體驗 |
| 產品發布會 | 媒體報道、產品印象 | 來賓（媒體、KOL、合作夥伴） | 穩定、得體、符合品牌安全的環節 |
預算應該怎樣分配和審批？
企業活動預算應按項目列出，而不是只有一個總數。常見項目包括：場地、餐飲、舞台及音響燈光、印刷及佈置、節目及主持、互動環節、攝影及攝錄、交通、紀念品，以及應變預留。
向供應商索取報價時，要求對方逐項拆分，內部審批會更順利，也更容易在同一基礎上比較不同供應商。以互動環節為例，photo booth 的報價通常可拆成機身、時數、AI 主題、列印、人手及運輸安裝，詳情可參閱《香港 Photo Booth 租借價錢怎樣計？報價拆項完整解說》。所有報價建議統一以港幣列示，並註明有效期及付款安排。
場地和日期要確認哪些事項？
香港企業活動常見的場地包括酒店宴會廳、會展場館、商場中庭及公司辦公室。確認場地時，除了容量和位置，亦應問清楚：
- 供應商進場及拆卸時段
- 卸貨區、貨運升降機及平路通道
- 插座數目及位置
- 來賓動線：入口、酒會區、主場及休息區
- 音量、燈光及佈置限制
每一個現場環節都有自己的場地要求。以 photo booth 為例，空間、電源、網絡及人流動線的完整清單，可參閱《活動場地 Photo Booth 要求清單》。
供應商和流程怎樣安排？
場地及日期確定後，就可以一併鎖定供應商。涉及客製內容的項目應最先安排，因為它們需要製作時間。以 FaceVibe Booth 為例，專屬 AI 主題由設計稿簽核起計需要 15 個工作天；確認預約時間詳見「運作流程」頁。
流程方面，建議準備一份活動當日流程表（run sheet），列明每個時段的負責人、供應商到場時間、來賓動線及應變安排，並在活動前發給所有供應商。
現場互動環節應該怎樣設計？
好的互動環節應配合來賓的空檔時間：進場、酒會及休息時段，來賓最需要「可以做的事」。常見選擇包括迎賓背景板、現場投票或問答、來賓留言牆、抽獎，以及 photo booth。
AI Photo Booth 是在活動現場即時拍攝、以 AI 模型生成風格化相片並即場交付的互動裝置。與傳統即影即有自拍機相比，AI 照相亭可按活動主題生成 AI 人像，讓來賓帶走的相片本身帶有活動視覺。兩者及 360 Photo Booth 的分別，可參閱《AI Photo Booth、即影即有自拍機、360 Photo Booth 有甚麼分別？》；主題選擇可參閱 AI Photo Booth 主題頁。
FaceVibe Booth 是 FaceVibe 為香港活動而設的 AI Photo Booth 租借服務，適用於企業年會、品牌 activation、展覽及產品發布。選擇任何互動供應商時，可參考《香港 AI Photo Booth 租借完整指南》的評估問題。
活動當日及活動後要跟進甚麼？
活動當日： 按 run sheet 執行，指定一位現場總負責人處理突發情況；如活動涉及影相、錄影或收集來賓資料，應在現場清楚告知用途，並參考《個人資料（私隱）條例》（PDPO）的要求安排告示及同意程序。
活動後： 收集各供應商的數據及相片，對照活動前定下的成效指標。以 FaceVibe Booth 為例，所有套餐均包括參與人次報告，完整數據報告為附加項目，交付時間詳見「運作流程」頁。最後整理一份檢討，記下下一次可以改善的地方。
常見問題
1. 企業活動策劃應該提早多久開始？
視乎規模及場地檔期。涉及客製內容的項目應預留製作時間，例如 FaceVibe Booth 的專屬 AI 主題由設計稿簽核起計需要 15 個工作天。
2. 企業活動預算應包括哪些項目？
常見項目包括場地、餐飲、舞台及音響燈光、印刷佈置、節目、互動環節、攝影攝錄、交通、紀念品及應變預留。
3. 怎樣令企業年會的來賓更投入？
在進場、酒會及休息時段安排互動環節，例如 AI 影相亭、現場投票或抽獎，讓來賓在空檔時間也有參與的機會。
4. 收集來賓資料時要注意甚麼？
應清楚告知收集的資料類型及用途，由來賓自願提供，並參考《個人資料（私隱）條例》的要求安排告示及同意程序。
5. 互動環節需要多少現場人手？
視乎環節類型及人流。以 FaceVibe Booth 為例，每部機最少配備 2 位現場職員，設 LED 牆或實時展示屏時為 3 位（資料來源：套餐頁）。
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